In Deutschland stellen klein- und mittelständische Unternehmen beeindruckende 99% aller Unternehmen dar und sind für 82% der nationalen Wertschöpfung verantwortlich. Sie sind das solide Fundament unserer Wirtschaft. Aber dieses Fundament sieht sich aktuellen Herausforderungen wie Inflation, steigenden Energiepreisen und Ressourcenknappheit gegenüber, welche es im Vergleich zu großen Konzernen stärker belastet.

Die größten Hürden für KMUs:

1. Begrenzte Ressourcen: Im Vergleich zu Großunternehmen haben KMUs meist weniger finanzielle Mittel, Arbeitskräfte und Technologie zur Verfügung.

2. Finanzielle Herausforderungen: Der Zugang zu Krediten und anderen Finanzierungsmöglichkeiten kann eingeschränkt sein.

3. Fachkräftemangel: KMUs konkurrieren mit größeren Firmen um qualifizierte Arbeitskräfte, die oft attraktivere Konditionen bieten.

4. Technologischer Wandel: Ständige technologische Veränderungen erfordern von KMUs Investitionen in neue Systeme und Tools.

5. Wettbewerb: Die Konkurrenz mit anderen KMUs und Großunternehmen ist intensiv.

6. Gesetzliche Anforderungen: Die Einhaltung von Vorschriften wie zum Beispiel Steuervorschriften, Arbeitsgesetze und Datenschutzbestimmungen kann komplex und zeitaufwendig sein.

Jeder dieser Punkte verlangt nach einer spezifischen Lösung, um die Zukunftsfähigkeit des Mittelstands zu gewährleisten. Viele dieser Herausforderungen können jedoch nur durch gemeinsame und langfristige Anstrengungen von Politik, Gesellschaft und Wirtschaft gelöst werden und sind somit nur bedingt im direkten Einflussbereich der Unternehmen. Einen wichtigen und selbstbestimmten Beitrag kann eine konstruktive Auseinandersetzung mit seinen eigenen Prozessen leisten.

Ran an die Prozesse – Analysieren, optimieren, automatisieren

Es besteht weitestgehend Einigkeit darüber, dass durch Prozessautomatisierungen Ressourcen eingespart, Prozesskosten reduziert und Kundenzufriedenheiten erhöht werden können. Entscheidend ist das Wie. Hilfreich ist ein systematisches und strukturelles Vorgehen, um den unternehmerischen Nutzen einer Automatisierungsinitiative zu bewerten und den Nutzen zu maximieren. So können mit vorgelagerten Maßnahmen wie Prozessanalyse und Prozessoptimierungen bereits gute Resultate erzielt werden.  

Grundsätzlich gilt: Vor der Automatisierung kommt die Optimierung!

Bevor Unternehmen sich der Automatisierung ihrer Prozesse widmen, ist es essenziell, einen Schritt zurückzutreten und die bestehenden Abläufe eingehend zu prüfen. Der Grundsatz „Vor der Automatisierung kommt die Optimierung“ spielt hierbei eine zentrale Rolle. Dieser Ansatz unterstreicht die Bedeutung einer methodischen Vorbereitung, die in drei grundlegende Schritte unterteilt werden kann: Eliminieren, Optimieren und Automatisieren.

1. Eliminieren: Der erste Schritt besteht darin, die Notwendigkeit jedes einzelnen Prozesses zu evaluieren. Nicht jeder bestehende Prozess fügt Wert hinzu; manche sind vielleicht veraltet oder redundant. Solche Prozesse sollten eliminiert werden, bevor weitere Ressourcen in ihre Automatisierung investiert werden.

2. Optimieren: Nachdem unnötige Prozesse entfernt wurden, ist der nächste Schritt die Optimierung der verbleibenden Abläufe. Dies beinhaltet die Analyse und Verbesserung dieser Prozesse, um sie effizienter, schneller und kostengünstiger zu gestalten. Die Optimierung kann auch die Neugestaltung von Prozessen umfassen, um sicherzustellen, dass sie so gestrafft wie möglich sind, bevor sie automatisiert werden.

3. Automatisieren: Erst nachdem die Prozesse auf ihre Notwendigkeit überprüft und optimiert wurden, sollte die Automatisierung in Betracht gezogen werden. Automatisierung auf einer soliden Grundlage von optimierten Prozessen führt zu einer effektiveren und effizienteren Arbeitsweise, da sie darauf ausgelegt ist, die bestmöglichen Prozesse zu unterstützen und zu verstärken.

Indem Unternehmen diese Reihenfolge beachten, können sie sicherstellen, dass ihre Investitionen in die Automatisierung maximale Vorteile bringen und unnötige Ausgaben vermieden werden. Der Schlüssel liegt darin, dass Automatisierung nicht als Allheilmittel, sondern als Werkzeug zur Steigerung der Effizienz von bereits gut durchdachten Prozessen betrachtet wird.

Nachdem die notwendigen Schritte zur Prüfung und Optimierung der Geschäftsprozesse abgeschlossen sind, ist es entscheidend, eine systematische Methode anzuwenden, um die Prozesse zu identifizieren, die für eine Automatisierung geeignet sind. Dieser Übergang von der Optimierung zur Identifikation automatisierungswürdiger Prozesse stellt einen kritischen Moment dar, bei dem strategische Überlegungen in praktische Anwendungen überführt werden müssen.

Nachfolgend werden sinnvolle Parameter dargelegt, um die für eine Automatisierung geeigneten Prozesse systematisch zu identifizieren:

Schlüsselparameter für erfolgreiche Identifizierung:

• Prozessfrequenz: Hier geht es um die Wiederholungsrate eines Prozesses. Je häufiger ein Prozess abläuft, desto attraktiver kann seine Automatisierung sein. Je höher die Wiederholungsfrequenz desto höher fällt der Effizienzgewinn aus. Ein stark vereinfachtes Beispiel: bei einem Unternehmen mit 10 Tsd. Mitarbeitenden und einer Fluktuationsrate von jährlich 3% läuft ein Rekrutierungs- und/oder Onboarding-Prozess wesentlich häufiger ab als bei einem KMU mit 1000 Mitarbeitenden und einer jährlichen Fluktuation von 5%. Während die anfallenden Automatisierungskosten vergleichbar sind, liegen wir auf der Einsparungsseite völlig unterschiedliche Größenordnungen vor.
  

• Reifegrad des Prozesses: Reifegrad bezieht sich auf das Maß an Stabilität, Standardisierung und Effizienz eines Prozesses oder einer Organisation. Ein Prozess mit einem niedrigen Reifegrad zeichnet sich durch Unklarheit, Instabilität, unzureichende Standardisierung und ineffiziente Abläufe aus. In solchen Fällen ist es ratsam, den Prozess zunächst zu überarbeiten und zu optimieren, bevor er automatisiert wird. Hingegen kann die Automatisierung eines Prozesse mit einem hohen Reifegrad erhebliche Vorteile bieten. Ein reifer Prozess bietet eine stabile Grundlage, um die Automatisierung zu unterstützen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Automatisierung kann in einem reifen Prozess zur weiteren Verbesserung der Effizienz, Fehlerreduktion, Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerung beitragen.
  

• Aufgabenkomplexität: Die Aufgabenkomplexität bezieht sich auf den Grad der Schwierigkeit, Anforderungen und Vielfalt der Aufgaben, die in einem bestimmten Prozess ausgeführt werden müssen. Während gering aggregierte Tätigkeitsabschnitte mit niedrigem Verarbeitungsgehalt, wie beispielsweise manuelle Dateieingaben, für eine Automatisierung prädestiniert sind, gilt dies nicht ohne weiteres für hochaggregiert Tätigkeiten wie beispielsweise verfahrensintensive Prozeduren. Deshalb sollte auch die inhaltliche Art der Tätigkeiten vor der Automatisierung hinreichend bewertet werden.
  
  Aufgabenkomplexität kann folgende verschiedene Aspekte umfassen:
  

• Umfang der Aufgaben

• Entscheidungskomplexität

• Datenkomplexität

• Interaktionskomplexität  

Eine gründliche Analyse der Aufgabenkomplexität ermöglicht es, den Umfang und die Art der Automatisierung festzulegen, um eine optimale Balance zwischen manuellen und automatisierten Aufgaben zu erreichen und den gewünschten Mehrwert für das Unternehmen zu erzielen.

FAZIT

KMUs können ihre begrenzten Ressourcen durch moderne und effiziente Prozesse optimieren. Eine gründliche Analyse der Ist-Situation und prozessbezogene Evaluation der Automatisierungspotentiale ist jedoch unerlässlich. Mit unserer Process Improvement Suite haben wir das weltweit erste IT-gestützte Management-Framework speziell für die Optimierung von Dienstleistungsprozessen entwickelt.

Unsere Lösung erfasst und analysiert manuelle Prozesse und berücksichtigt dabei Aspekte wie Abhängigkeiten, Bearbeitungszeiten, Aufgabenkomplexität und den Wertbeitrag. So werden von Anfang an alle relevanten Details transparent und nachvollziehbar dargestellt. Dies fördert nicht nur die Effizienz der Prozessautomatisierung, sondern beschleunigt auch deren Implementierung.