Prozessoptimierung spielt im heutigen Geschäftsumfeld eine unschätzbare Rolle. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, braucht es mehr als nur eine grobe Kenntnis der eigenen Abläufe. Denn nur jene Unternehmen, die ihre Prozesse im Detail kennen, regelmäßig überprüfen und nach Optimierungs- und Digitalisierungspotentialen Ausschau halten sowie diese kundenzentriert umsetzen, werden Erfolg haben.

Doch trotz der offensichtlichen Vorteile können bei der Umsetzung von Prozessoptimierungsinitiativen häufig Fehler auftreten. In diesem Artikel werden wir uns mit den 7 häufigsten Fehlern befassen, die Sie unbedingt vermeiden sollten. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, wie Sie Ihre Prozessoptimierungsprojekte effektiver gestalten können.

1. Fehlende Einbeziehung aller relevanten Stakeholder

   Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, wichtige Stakeholder bei der Prozessoptimierung nicht ausreichend einzubeziehen. Oftmals konzentrieren sich Unternehmen ausschließlich auf die Perspektive des Managements oder der Prozessverantwortlichen und vernachlässigen die Meinungen und Bedürfnisse derjenigen, die tatsächlich mit den Prozessen arbeiten. Ein inklusiver Ansatz, der alle relevanten Stakeholder einbezieht, trägt zu besseren Lösungen bei und fördert die Akzeptanz und Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen.

2. Vernachlässigung des Modellierungsprozesses

   Klarheit und Transparenz sind Grundpfeiler einer gelungenen Prozessoptimierung. Indem Sie Ihre Prozesse visualisieren und dokumentieren, erhalten Sie ein besseres Verständnis für deren Ablauf und können potenzielle Probleme frühzeitig erkennen. Es gibt eine Vielzahl von Prozessmodellierungssprachen, darunter BPMN (Business Process Model and Notation), UML (Unified Modeling Language), EPC (Event-driven Process Chain) und mehr. Wenn es um Optimierungsvorhaben geht, dann fehlt diesen Optionen die notwendige Ausdrucksfähigkeit (Vollständige und präzise Darstellung von komplexen Geschäftsprozessen), die Flexibilität und Analysefähigkeiten.

   Wir sind der Auffassung, dass gezielte Prozessoptimierung geeignete Instrumentarien bedarf. Daher haben wir mit unserer weltweit einzigartigen, komplexitätsorientierten Business Process Improvement Notation (BPIN) eine neue Herangehensweise entwickelt, mit der Prozessleistung und -komplexität gemessen und analysiert werden können - bereits in der Modellierungsphase. Diese von Eptacon entwickelte Notation erfasst den idealen Detaillierungsgrad für klare Prozessbilder und präzise Messungen.

   
   

3. Unzureichende Prozessanalyse

   Eine der Hauptursachen für fehlgeschlagene Prozessoptimierungen ist eine unzureichende Prozessanalyse. Den Zweck des Prozesses verstehen, Engpässe und Flaschenhälse detektieren, Komplexitäten erkennen, Prozessleistung und Prozessreife messen sowie nutzerfreundlich zusammenstellen – das ist ein zeit-und ressourcenintensiver Vorgang.

   
   Viele gängige Tools sind ihrer integrierten Analysefähigkeiten sehr eingeschränkt, so dass aufwendige und fehleranfällige externe Arbeitsschritte notwendig werden.
   
   

4. Prozesskomplexität übersehen

   Prozesse können oft sehr komplex sein, insbesondere in größeren Organisationen. Der Umgang mit dieser Komplexität hat einen entscheidenden Einfluß auf den Erfolg von Oprtimierungsinitiativen. Wenn Sie die Komplexität nicht berücksichtigen, kann dies zu ineffektiven Optimierungen führen. Achten Sie darauf, die verschiedenen Abhängigkeiten, Schnittstellen und Interaktionen innerhalb Ihrer Prozesse zu verstehen und zu berücksichtigen. 

   
   Globale Treiber der Komplexität sind Segmentierung, Individualisierung und Spezialisierung. 

   
   Komplexität schwächt die Prozessfähigkeit, destabilisiert, reduziert die Effizienz und hemmt die Skalierbarkeit. Daher ist die Fähigkeit, Komplexität bewältigen zu können, ein zentraler Erfolgsfaktor und kann für Organisation das entscheidende Differenzierungsmerkmal sein.
   
   

5. Fehlende Transparenz und Kommunikation

   Transparenz und Kommunikation sind entscheidend, um den Erfolg von Prozessoptimierungsinitiativen zu gewährleisten. Oftmals scheitern diese Projekte an mangelnder Kommunikation über Ziele, Fortschritt und Veränderungen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Kommunikationswege etablieren und regelmäßige Updates über den Stand der Optimierungen bereitstellen. Halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden und schaffen Sie eine offene und transparente Arbeitsumgebung, in der Ideen und Bedenken ausgetauscht werden können.
   
   

6. Fehlendes Controlling und Monitoring

   Eine erfolgreiche Prozessoptimierung erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Messung der Ergebnisse. Viele Unternehmen machen den Fehler, Optimierungsmaßnahmen zu implementieren und dann nicht weiter zu überwachen, ob die angestrebten Verbesserungen tatsächlich eintreten. Definieren Sie klare Leistungskennzahlen (KPIs), um den Fortschritt zu messen, und führen Sie regelmäßige Bewertungen durch, um sicherzustellen, dass die Optimierungen die gewünschten Auswirkungen haben.
   
   

7. Fehlender Fokus auf kontinuierliche Verbesserung

   Prozessoptimierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Viele Unternehmen machen den Fehler, nach Abschluss eines Optimierungsprojekts innezuhalten und sich nicht weiter damit zu beschäftigen. Um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie einen langfristigen Ansatz verfolgen und kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen, Ihre Prozesse zu verbessern. Schaffen Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der Innovation und Optimierung fest in der DNA Ihres Unternehmens verankert sind.

Fazit

Sich der möglichen Stolpersteine bei Prozessoptimierungsinitiativen bewusst zu sein und diese zu vermeiden, bedeutet, die Erfolgschancen erheblich zu erhöhen. Investieren Sie ausreichend Zeit und Ressourcen in die Prozessanalyse und Modellierung, berücksichtigen Sie die Komplexität Ihrer Prozesse und binden Sie alle relevanten Stakeholder ein. Schaffen Sie eine transparente Kommunikation und überwachen Sie kontinuierlich den Fortschritt. Und vor allem, vergessen Sie nicht, dass Prozessoptimierung ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist. Bedienen Sie sich richtiger Instrumentarien, um diesen wichtigen und zugegeben aufwendigen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.