Prozesse bilden das Fundament nahezu jedes Unternehmens und spielen eine entscheidende Rolle für dessen Erfolg oder Scheitern. Die Fähigkeit, Kunden und interne Ressourcen effizient durch verschiedene Geschäftsabläufe wie Vertrieb, Onboarding, Fakturierung, Kundenservice und weitere zu steuern, ist essentiell für den Aufbau und Erhalt gewinnbringender Beziehungen.

Für die Erreichung wahrer operativer Exzellenz ist es für ein Unternehmen unerlässlich, sich zunächst über die Art des angestrebten Verbesserungsprogramms klar zu werden, die Ziele dieses Programms festzulegen und den optimalen Weg zur Einbindung von Technologie in diese Prozesse zu finden.

Zahlreiche Firmen setzen auf Programme zur Verbesserung von Geschäftsprozessen (Business Process Improvement, BPI) und zum Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM), um ihre betriebliche Effizienz zu steigern und sich Vorteile im Wettbewerb zu sichern.

In vielen Unternehmen werden diese Begriffe oft gleichbedeutend verwendet oder haben je nach Kontext unterschiedliche Bedeutungen. Es ist jedoch wichtig, einige wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Konzepten zu erkennen.

Beide Konzepte befassen sich mit Geschäftsprozessen oder Arbeitsabläufen. Ein Geschäftsprozess lässt sich als eine Reihe von miteinander verknüpften Schritten oder Aktivitäten beschreiben, die sich über verschiedene Personen, Rollen oder Systeme erstrecken können. Oft wird ein Prozess durch ein Flussdiagramm dargestellt.

Definition: Was ist BPM und BPI?

BPM (Business Process Management): BPM ist ein systematischer Ansatz, um alle Geschäftsprozesse in einer Organisation zu identifizieren, zu dokumentieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Es umfasst Technologien, Methoden und Techniken, um Prozesse zu steuern und sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv ablaufen.

BPI (Business Process Improvement): BPI ist ein projektorientierter Ansatz und fokussiert sich darauf, bestehende einzelne Geschäftsprozesse zu überdenken und sie effektiver zu gestalten. Hierbei geht es nicht nur darum, Prozesse schneller und kosteneffizienter zu machen, sondern auch darum, die Qualität der Ergebnisse zu verbessern.

Zielsetzung

BPM: Ziel von BPM ist die Schaffung einer strukturierten Umgebung, in der Prozesse klar definiert, überwacht und gesteuert werden können. Geschäftsprozessmanagement (BPM) repräsentiert einen strukturierten Managementansatz und eine Methodologie, die ein umfassendes Verständnis von Prozessen, deren Transparenz und Kontrolle fördert, während sie effektive Kommunikation im gesamten Unternehmen gewährleistet. BPM integriert Geschäftsprozessverbesserung (BPI), Leistungsmanagement und Change Management (OCM) mit technologischen Lösungen, um den Erfolg und die Nachhaltigkeit von Prozessoptimierungen zu sichern und eine Kultur der Prozessqualität zu etablieren.

BPI: Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein Ansatz, der darauf abzielt, den Kundenwert durch fortlaufende Steigerung der Qualität, Verbesserung des Kundenservices, Kostensenkung und Erhöhung der Effizienz in Aktivitäten oder Geschäftsabläufen zu erhöhen. Initiativen zur Geschäftsprozessverbesserung (BPI) setzen oft auf bewährte Methoden wie Lean, Six Sigma, oder Total Quality Management.
Diese BPI-Initiativen können entweder eine schrittweise Verbesserung über die Zeit anstreben, indem sie sich auf einzelne End-to-End-Geschäftsprozesse konzentrieren, oder eine radikale, einmalige Verbesserung anstreben, die eine völlig neue Art der Unternehmensführung darstellt. In der Regel sollten BPI-Initiativen allen Digitalisierungs- und Automatisierungsbemühungen vorgelagert werden, da somit verhindert wird, dass ineffiziente analoge Prozesse digitalisiert werden.

Zeithorizont

BPM: Da BPM einen ganzheitlichen und systemischen Ansatz verfolgt, ist es oft ein fortlaufender Prozess, der in regelmäßigen Abständen reevaluiert wird. BPM bindet somit große personelle Ressourcen.

BPI: BPI-Projekte haben in der Regel einen klar definierten Start und ein Ende. Nachdem eine Verbesserung implementiert wurde, kann der Prozess in den regulären BPM-Zyklus überführt werden.

Softwarelösungen - für BPM und BPI
Obwohl unser Hauptanliegen darin besteht, die Unterschiede zwischen BPI und BPM zu klären, wäre diese Betrachtung unvollständig ohne die Einbeziehung von softwarebasierten Lösungen (Business Process Management Solutions). In der Regel handelt es sich um Business-Prozessmanagement-Lösungen, die Technologie in den Prozess integrieren und eine Plattform für die Modellierung, Verwaltung, Optimierung und schnelle Anpassung von Geschäftsprozessen darstellen. Auf dem Markt existieren zahlreiche BPMS, die sich auf unterschiedliche Modelle spezialisieren, sei es human-zentriert, Dokumenten zentriert oder integrationszentriert.

Wenn Sie die verschiedenen am Markt verfügbaren Geschäftsprozessmanagement-Tools evaluieren, ist es entscheidend, die spezifischen Funktionen dieser Instrumente zu verstehen. Dies hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie das passende Tool für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auswählen. Folgende Punkte können mögliche Auswahlkriterien sein: 

• Modellierung/Prozessmapping

• Kollaboration

• Prozesssimulation

• Role-Based Access Control

• Prozessanalysen 

• Prozessoptimierung/Entwicklung konkreter Maßnahmen

Was ist nun, wenn sich Ihr Unternehmen für ein BPI-Programm (Business Process Improvement) entscheidet und ein entsprechendes Projekt initiieren möchte? Wie können Sie ein solches Vorhaben technologisch begleiten und Ihre Team unterstützen?

Trotz der in diesem Artikel aufgezeigten Unterschiede (zwischen BPM und BPI) und der Bedeutung von BPI werden Sie ein spezialisierte softwarebasierte Lösung im BPI-Segment vergebens suchen. Bis jetzt! 

Wir von Eptacon schließen mit unserer Process Improvement Suite genau diese Lücke. 

Gemäß unserem Claim „re:think process improvement“ haben wir das weltweit einzige komplexitätsorientierte, skalierbare und IT-gestützte Framework zur Optimierung von Prozessen entwickelt .​ Es integriert den gesamten Verbesserungszyklus in eine cloudbasierte Applikation, in der alle Module & Methoden aufeinander abgestimmt und der Datenübertrag automatisiert sind.

Nun sind Organisationen in der Lage, ihre Prozesse kennzahlenbasiert zu erfassen, zu analysieren und zu optimieren!​ ALLES IN EINEM TOOL​ - automatisiert – konsistent – präzise!​

Zusammenfassung 

Während BPM und BPI beide wertvolle Instrumente im Prozessmanagement sind, haben sie unterschiedliche Schwerpunkte. BPM konzentriert sich auf die Gesamtstruktur und -steuerung von Prozessen, während BPI sich spezifisch auf die Optimierung und Verbesserung bestehender Prozesse fokussiert. 
Für Unternehmen, die ihre bestehendenn Prozesse optimieren möchten, ist es wichtig, beide Ansätze zu verstehen und je nach Bedarf anzuwenden. Oftmals ist eine Kombination aus BPM und BPI der Schlüssel zum Erfolg. 

Abschließend lässt sich sagen, dass sowohl BPM als auch BPI essentielle Werkzeuge für Unternehmen sind, die in der heutigen dynamischen Geschäftsumgebung wettbewerbsfähig bleiben möchten. Indem sie diese Methoden effektiv einsetzen, können Organisationen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Anpassungsfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit verbessern.  

Gerne erörtern wir mit Ihnen, welchen Impact die Process Improvement Lösung von Eptacon auf Ihre Transformation haben kann.