Prozessorientiertes Projektmanagement

Wieso eigentlich Projektmanagement?

Projektmanagement ist die direkte, fachübergreifende Koordination der Planungs-, Steuerungs- und Entscheidungsprozesse bei fachübergreifenden Aufgabenstellungen (Definition nach Reschke/Svoboda). Aufgaben des Projektmanagements ist also das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen eines Projekts. Ein Projekt wird als ein Vorhaben definiert, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist (Definition nach DIN 69901). Für Unternehmen, dessen Kerngeschäft aus auftrags- oder produktbezogenen Projekten besteht (Branchen mit kurzen Produktzyklen), stellt die projektorientierte Aufbauorganisation eine ernste Alternative zur klassischen Linienorganisation dar. Für Unternehmen, die ihre Wertschöpfung mit nachhaltigen Geschäftsprozessen erzielen, sind Projekte ein wertvolles Instrument zur Entwicklung, Optimierung und Veränderung, ohne dass sie ihre Ablauforganisation projektorientiert ausrichten müssen. Vielmehr kommt es darauf an, ein gesundes Gleichgewicht zwischen dem Kerngeschäft und den geplanten Projekten herzustellen. Damit das gelingt, sind einige projektbezogene Regeln und Methoden anzuwenden, die jeweils von der Art und Größe des jeweiligen Projekts abhängig sind. Hierfür stehen verschiedene Modelle zur Verfügung, wie das Wasserfallmodell, PRINCE2 oder auch Agile Methoden, wie Scrum und Kanban. Dabei kommt es aber nicht auf die eine richtige Projektmanagementmethode an, sondern auf eine Kombination von Methoden, die auf die Besonderheiten und die Komplexität des jeweiligen Projekts bzw. Projekt-Portfolios zugeschnitten sind (Project Excellence). Ob es um die Ermittlung des Komplexitätsgrads, die Auswahl der Methoden-Kombination, die Projektplanung oder die Projektrealisierung geht – wir begleiten Sie in der Funktion, die gewünscht ist.

Ein Projekt richtig aufzusetzen ist das
A und Ω für einen erfolgreichen Abschluss

Obwohl ein Projekt ein einmaliges Vorhaben, mit einem definierten Beginn und einem definierten Ende ist, wird eine Reihe von unternehmerischen Vorhaben als „Projekt“ deklariert, die diese Kriterien nicht erfüllen. In dem Fall kann es nicht verwundern, dass „Projekte“ über viele Jahre laufen, ohne zu einem erfolgreichen Abschluss zu kommen, was mitunter ein klassischer Grund dafür ist, dass sie scheitern. Weshalb Vorhaben, die von ihrem Sachzusammenhang her dem Daily Business zuzuweisen wären, in Form eines „Projekts“ durchgeführt werden, sind vielfältig. Solche Ursachen sind bspw. der Versuch das Tagesgeschäft nicht zu belasten oder dem Vorhaben eine besondere Bedeutung zuzuweisen oder um die Freigabe eines höheren Budgets zu ermöglichen. Diese Gründe sind auf den ersten Blick vielleicht nachvollziehbar, aber nicht zielführend, weil die Methoden des Projektmanagements zweckentfremdet werden. Das wiederum führt dazu, dass diese „Projekte“ nie beendet werden, was im Worst Case eine gefährliche Spirale in Gang setzen kann (Projekt gescheitert, Vorhaben nicht realisiert, Kundennutzen bleibt aus, Ressourcen verschwendet, Mitarbeiter demotiviert, Budgetkürzungen usw.). Damit diese Geldvernichtungsspirale erst gar nicht in Gang gesetzt wird, muss ein Projekt von vornherein richtig aufgesetzt werden.

Agil, funktional und messbar

Vor diesem Hintergrund hat die EPTACON BIT ein Projektformat entwickelt, das pragmatisch auf Process Improvement Projekte zugeschnitten ist. Dieses Projektformat ist agil, funktional und im Stande zu jedem Zeitpunkt den Projektfortschritt zu messen. Darüber hinaus findet vor Initiierung des Projekts eine standardmäßige Bestimmung der Projektkomplexität statt, um den Umfang (Quantität) und den inhaltlichen Anspruch (Qualität) des Projekts zu bestimmen. Durch die Einbettung in BIMOpEx® findet eine enge Verzahnung zwischen den Erfolgsfaktoren, Zielen und abgeleiteten Optimierungsmaßnahmen statt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Projektarbeit 1:1 an die Transformation des Ist- in den Soll-Zustand ausgerichtet ist.

Worauf es ankommt:

Zielformulierung nach SMART, CLEAR und PURE

Ausarbeitung der Target-Task-Matrix

Entwicklung der Projektprozesse (Work Streams)

Bestimmung der Projektkomplexität

Integrierte Projektsteuerung

Skalierbares Projektteam

Schlankes Berichtswesen und Dokumentation